Sporco Lobbista – Il blog di Fabio Bistoncini

Pubblicato da Fabio Bistoncini il 29/07/2015 & archiviato in In evidenza, Personale

Gestione del tempo e to do list.

Da anni combatto, come molti, contro la cronica mancanza di tempo.

E che spesso diventa un alibi per mascherare le proprie inefficienze.

Ho quindi sviluppato una particolare attenzione per libri e applicazioni dedicate al time management.

Il “guru” del settore è David Allen con Getting Things Done, il famoso metodo GTD che è diventato un punto di riferimento sulla materia. Personalmente cerco di applicarlo in modo sistematico utilizzando due strumenti informatici integrati con la vecchia carta e penna che, a volte, si dimostra insostituibile.

Il primo è Omnifocus che mi permetter di strutture le cose da fare in modo ordinato, suddividendole per progetti che nel mio caso spesso coincidono con i clienti su cui sono impegnato. Non solo, ma permette di annotarsi e quindi verificare dopo un certo lasso temporale i compiti delegati ad altri.

Dovendo gestire una società di oltre 25 persone il mio problema non è più soltanto “fare” ma “verificare” che altri facciano le cose decise.

E Omnifocus è veramente insostituibile.

Inoltre, sincronizzandosi con Iphone e IPAD, ho sempre il quadro chiaro (a volte deprimente) delle cose che devo ancora ultimare.
Il secondo è Evernote.
Qui scrivo tutte le idee, note, che mi vengono in mente ed archivio documenti, progetti, carte che possono essermi utili in futuro. Il sistema di ricerca delle informazioni è molto efficace ed affidabile. Quindi non mi perdo nulla. Anche questo strumento si sincronizza con tablet e smartphone.
Recentemente mi è capitato di acquistare e leggere questo libro: “Le nuove to do list. Una guida semplice per fare realmente le cose importanti” di S.J. Scott.
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Molto semplice, scritto in modo efficace, propone alcuni suggerimenti di immediata applicazione integrando in modo intelligente il metodo GTD.
Alcuni concetti.
Si parte da 4 liste base:
#1: Lista per catturare le idee: su alcune si potrà agire subito, altre non vedranno mai la luce del giorno. La chiave è quella di sviluppare l’abitudine di aggiungere tutto quello che ci serve a questa lista, e di rivederla almeno una volta alla settimana.
#2: Lista di progetto: se qualcosa ha bisogno di più di due azioni separate, va in una lista di questo tipo. In pratica si tratta di passi che ci portano da un’idea a un progetto completo.
#3: Lista settimanale delle cose da fare (inclusi appuntamenti od altri impegni specifici)
#4: Compiti veramente importanti (non più di tre al giorno).
E per essere veramente efficace si deve cominciare da questi.
Perché queste sono le azioni che danno un beneficio maggiore, e che quindi dovrebbero avere priorità massima. Aiuta anche affrontare i compiti in ordine di importanza.
Alla fine della giornata si fa il punto e si decide come comportarsi sulle cose, tante o poche, rimaste in sospeso.
E’ prevista inoltre una revisione più sistematica (come nel metodo GTD) alla fine di ogni settimana (che tendenzialmente faccio durante il week end).
Un altro  suggerimento utile è quello di essere più precisi possibili nell’indicare le cose da fare.
Invece di annotarsi  qualcosa come “Scrivere la prossima sezione del libro” uno dovrebbe indicare “Scrivere 1500 parole del saggio”.
Insomma darsi obiettivi precisi, misurabili e compatibili con il tempo a disposizione.
Sembra ovvio e banale ma non lo è.
A me il libro è piaciuto e quindi mi sento di consigliarlo.
Anche perché contiene una citazione a me molto cara.
Quella del Generale Patton che un una volta disse:
Un buon piano eseguito ora è meglio di un piano perfetto eseguito la prossima settimana.

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